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Como Corrigir Clientes Desorganizados Na Contabilidade

Como corrigir clientes desorganizados na contabilidade

O cliente desorganizado na contabilidade é aquele que não faz a sua parte no tempo e do jeito certo. O que esse empresário deixa de fazer coloca a empresa em risco e torna o trabalho do contador mais difícil. 

Um cenário constante de caos e bagunça quando se trabalha muito e parece que não se fez nada. Além disso, é o cliente mestre do jeitinho, do recálculo, sempre fugindo da regra e sobrecarregando a equipe com horas extras fora do planejamento do escritório de contabilidade.

Esse relacionamento comercial pode ser tóxico e corroer a produtividade do escritório contábil. O fato é que a desorganização pode quebrar as empresas e boa parte dos escritórios contábeis sofrem com isso no Brasil. 

Aqui vai um passo a passo para ajudar no diagnóstico desse perfil de cliente e ações práticas para ajudar a melhorar essa relação.

A sua intuição contábil está certa: empresas no Brasil são desorganizadas

Infelizmente, empresas desorganizadas são o reflexo dos seus líderes, que representam  diferentes perfis de pessoas.Cada ser humano é único e isso se reflete nas organizações.

Vamos citar 4 perfil básicos que mapeiam clientes por tipos comportamentais:

  • Comunicador: pessoas com a habilidade de trocar informações, extrovertidas e falam alto. 
  • Executor: pessoas que por padrão “vão lá e resolvem”, do tipo que missão dada é missão cumprida.
  • Analista: pessoas mais lentas e que constroem raciocínio. Quebra em partes e classificam. 
  • Planejador: pessoas visionárias, com ótima visão do todo e que planejam as ações.

O tipo comportamental é algo que não se consegue reverter. Essas são características genéticas e não adquiridas com a convivência. Perfis de planejadores e analistas tendem a ser naturalmente mais organizados do que comunicadores e executores.

E sabendo disso, como corrigir os clientes desorganizados? Primeiro, reconhecer o perfil do cliente para não pedir coisas que não sejam capazes de entregar. 

Relações comerciais funcionam com um casamento

Muitos contadores ficam frustrados porque não conseguem “consertar” clientes desorganizados e a boa notícia é que existem maneiras de conviver com isso. O objetivo é levar o cliente para o próximo nível – um passo de cada vez.

Não existe solução padronizada. Para fugir disso, o contador pode optar por somente trabalhar com clientes organizados, mas isso vai diminuir muito seu mercado.

E mais: nem sempre escolher o nicho contábil é garantia de sucesso. As relações comerciais funcionam como um casamento, e tem coisas que só se descobre na convivência.

Por exemplo, o cliente do tipo comunicador normalmente não é organizado. Não adianta pedir que use ferramentas de controle financeiro e faça o controle por conta própria. É necessário atendê-lo de outra forma.

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Um cliente da área de tecnologia, com uma mentalidade mais quantitativa e, tudo certo, o sistema financeiro será alimentado todo dia de forma disciplinada. O perfil comportamental dele atende a isso.

Contadores consultores educam os empresários para o sucesso

O contador consultor precisa se enxergar como um tutor para o empresário.Isso porque uma empresa de contabilidade tem a função de educar o cliente no que é mais importante fazer e não apenas processar obrigações acessórias, transmitir arquivos.

A educação começa no início do contrato, no que se chama de onboarding, isto é, a entrada do cliente na empresa contábil: pegar pela mão, explicar como tudo vai ser realizado, direitos, deveres e só depois o início do efetivo serviços do contador –  processo muito semelhante às orientações que os comissários de bordo fazem aos passageiros nos aviões.

Pedro Nery Blog 1 - Gestão de Empresas Contábeis | Pedro Nery

Muitos contadores erram nesse processo. Eles assumem que os clientes já sabem o que precisa ser feito e isso contribui para a desorganização. Orientações simples, como “devo emitir a nota fiscal com qual CNAE?” ou “para esse produto qual é a CFOP?” precisam ser tratadas, mesmo para empresas que já tenham algum tempo no mercado.

Esse processo pode ser um a um, onde cada cliente tem essa primeira conversa, ou dependendo do modelo da empresa, pode ser automatizado com uma sequência de e-mails desenvolvido em ferramentas próprias para esse fim, aliados a tutoriais presentes no site da contabilidade .

Empreendedorismo é algo nato no brasileiro que, muitas vezes, se guia pelo talento, oportunidade e paixão, mas não sabe bem como fazer a parte administrativa e financeira. Nesse cenário, o contador para pequenas empresas assume o papel de um consultor estratégico.

O segredo é cobrar o cliente contábil para moldar seu comportamento

O contador precisa ensinar ao cliente como ser organizado e qual nível de controle é necessário. Tem que deixar claro que isso não é para atender a necessidade da empresa contábil e sim para sua própria segurança. 

Para fazer a gestão contábil é preciso ter um controle de processos para cobrar o cliente. Enquanto se cobra de maneira insistente, vai se moldando seu comportamento. Realizando a cobrança de forma recorrente, de duas uma: ou a empresa se molda ao atendimento ou desiste do contrato. As duas opções são boas para ambos.

Empresas maiores têm estrutura e mão de obra que permitem serviços consultivos financeiros mais elaborados que consistem em: 

  1. Modelar processos, 
  2. capacitar pessoas, 
  3. parametrizar sistemas
  4. analisar resultados.

Apenas uma pequena parte das empresas tem essa estrutura no Brasil. Em geral, todos os funcionários estão envolvidos no processo produtivo dos produtos ou serviços principais e não na gestão de processos internos. 

Essa realidade abre espaço para a terceirização com o BPO Financeiro. É uma solução muito poderosa e que resolve boa parte da desorganização financeira. Uma ferramenta muito útil para empresas pequenas que não tem estrutura, tempo e foco para isso, portanto, um serviço barato em relação ao benefício.

A partir de agora, contador, quando encontrar um cliente desorganizado, olhe como oportunidade e não como ameaça. Crie processos para moldar sua rotina e ofereça serviços contábeis em que seu negócio faça as tarefas e receba bem por isso. 

Aí está o segredo de fazer do limão não só uma limonada, mas uma bela caipirinha!

QUERO OBTER SUCESSO EM MINHA EMPRESA CONTÁBIL
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